1.3.2 Betriebsorganisation
Neben der Definierung der Produkte und/oder Leistungen einer Unternehmung, der Bestimmung der Kundenzielgruppen und der Wege, diese Kunden zu gewinnen, neben der Wahl des Standortes für das Unternehmen, gehört zur Gründungsvorbereitung auch die Festlegung von Betriebsabläufen. Das Thema ist ein typisches Querschnittsthema und soll daher an dieser Stelle nur allgemein eingeführt werden. Es wird an anderen Stellen (z.B. Investitionsplanung, Kostenplanung, Kostenrechnung, Buchhaltung, Controlling) jeweils vertieft werden. Das gesamte betriebliche Geschehen vollzieht sich nach bestimmten Regeln. Die Regeln gewährleisten, dass eine bestimmte Ordnung im betrieblichen Ablauf herrscht. Die Gesamtheit der Regeln nennt man Betriebsorganisation.
Selbst wenn diese nicht ausdrücklich und durchdacht festgelegt wurden, „schleifen“ sich mit der Zeit bestimmte Ablaufmuster ein. Die Frage dabei ist, ob solche unbewussten Abläufe effektiv sind, ob sie mehr Zeit, Geld und „Nerven“ kosten als es notwendig wäre. Selbst in einem Kleinunternehmen, in dem es keine Mitarbeiter gibt und der Unternehmer alles allein macht, kann es chaotisch zugehen, wenn man sich nicht an selbst auferlegte konkrete und effektive Regeln hält.
Die Abbildung zeigt ein allgemeines Schema einer Betriebsorganisation, genauer gesagt einer Aufbauorganisation eines Unternehmens, d.h. der Struktur der Über-, Unter- und Nebenordnung von Unternehmensteilen (Bereiche, Abteilungen usw.). Die abgebildete Aufbauorganisation ist funktionsorientiert.
Die kleinste, elementare Organisationseinheit in einem Unternehmen ist die Stelle. Eine Stelle ist stets mit einem bestimmten Set von Funktionen verbunden. Die Stelle ist dabei eine Zusammenfassung festgelegter Aufgaben, die gewöhnlich durch eine Person ausgeführt werden (Schweißer, Elektriker, Buchhalter, Netzwerkbetreuer, Sekretärin usw.). Der Bau z.B. eines Autos verlangt das Zusammenwirken vieler Stellen. Hat jemand eine halbe Stelle inne, so teilt er sich eine (ganze) Stelle mit einer zweiten Person.
Stellenplan (Gesamtübersicht aller Stellen) und Stellenbeschreibung (Beschreibung der Aufgaben jeder Stelle, der Anforderungen an den Stelleninhaber, der Kompetenzen (Entscheidungsbefugnis) der Stelle und ihre Einordnung in die Organisation) sind wichtige Dokumente einer Unternehmung.
Stellen werden gruppiert und zu größeren Organisationseinheiten zusammengefasst (Gruppen oder Abteilungen). Diese sind wiederum Teile noch größerer Einheiten (Bereiche u. a.). An der Spitze der Pyramide der Aufbauorganisation steht die Unternehmensführung. In welchem Umfang eine Aufbauorganisation in einem Unternehmen notwendig ist, bestimmt sich vor allem über die Größe des Unternehmens. Kleine und kleinste Unternehmen haben wenige Stellen (spezielle häufig nur für Büroarbeiten oder alle Stellen haben ein breit gefächertes Aufgabengebiet) oder gar keine Stellen (der Inhaber macht alles allein).
Egal ob viel, wenige oder gar keine Stellen, ein Existenzgründer muss darüber Klarheit besitzen, welche Aufgaben im einzelnen im Unternehmen, ob aus betrieblichem Eigeninteresse oder aufgrund staatlicher Vorschriften, zu erfüllen sind. Die Struktur eines Unternehmens ist untrennbar verbunden mit den Geschäftsprozessen, die in ihm ablaufen.Die Regelungen, wie die Geschäftsprozesse konkret ablaufen, nennt man Ablauforganisation. In jedem Unternehmen, egal ob groß oder sehr klein, laufen bestimmte Grundprozesse ab:
Jedes Unternehmen kauft Waren und Leistungen ein, damit erstellt es seine Produkte und/oder Leistungen und:
jedes Unternehmen verkauft Waren und/oder Leistungen.
Andere Prozesse (Buchhaltung, Controlling, Personalverwaltung, Werbung, Marketing, Schriftverkehr) sind letztlich Hilfsprozesse dieses Hauptprozesses.
In der Ablauforganisation geht es also um eine effektive Durchführung dieser betrieblichen Grundprozesse. Durchlaufzeiten sollen so kurz wie möglich sein, Kapazitäten sollen optimal ausgelastet werden. Neben dem fachlichen Inhalt von Prozessen (was soll in welcher Reihenfolge mit welchem Resultat geschehen) ist dabei stets die Ressourcenfrage – das Wie – zu planen (wer führt wann, wo, mit welchen Mitteln den Prozess aus).
Nicht jedes Unternehmen benötigt eine ausgefeilte Organisationsstruktur; jedes Unternehmen, egal ob groß oder klein, hat aber eine Vielzahl von Geschäftsprozessen. Es empfiehlt sich immer, für wichtige Prozesse Festlegungen über ihren Ablauf zu treffen und natürlich sich dann auch daran zu halten:
- Nach welcher Ordnung werden Dokumente abgelegt
- Gibt es eine Ablageordnung
- Welche Formulare sollen für welche Prozesse verwendet werden
- Wie sollen Postausgang und Posteingang registriert werden
- Wann und wie wird Kassensturz gemacht
- Wie wird eingehende Ware geprüft
- Wie werden Eingangsrechnungen geprüft
- Wann und wie werden Ausgangsrechnungen geschrieben
- Wie werden offene Rechnungen kontrolliert
- Wann wird gemahnt
- Wie und wann wird Inventur gemacht
- Wann und wie werden Bestellungen ausgelöst
- Wie soll das Unternehmen sich am Telefon melden
- Wie sollen Kunden angesprochen werden
- Wie werden Kosten kontrolliert