Die Datenstruktur eines Tabellenblattes ist ein Raster von Zellen. In jeder Zelle können Texte, Zahlen oder Formeln eingegeben, geändert oder entfernt werden. Sie wechseln zwischen den Zellen eines Tabellenblatts, indem Sie auf eine beliebige Zelle klicken oder die Pfeiltasten verwenden.

Um mehr als den gerade auf dem Bildschirm angezeigten Ausschnitt einzusehen und sich schnell innerhalb eines großen Tabellenblatts zu bewegen, verwenden Sie die Bildlaufleisten oder Tastenkombinationen.

In vielen Situationen kann der Cursor über die Tastatur schneller gesteuert werden. Die Tastenkombinationen wirken in ihrer Vielfalt auf den ersten Blick vielleicht verwirrend, sind aber logisch aufgebaut. Bei einiger Übung erleichtern sie die Arbeit stark und erhöhen das Arbeitstempo beträchtlich.

Zellen werden markiert, damit man sie bearbeiten kann. Excel markiert nach dem Aufruf des Programms die Zelle A1 in der Tabelle 1 mit einem Rahmen. A1 ist somit die aktive Zelle, in der Eingaben gemacht werden können bzw. deren Inhalt gestaltet werden kann. Falls sich ein Befehl auf mehrere Zellen gleichzeitig auswirken soll (um z. B. Zellinhalte zu formatieren, zu löschen, zu verschieben oder zu kopieren), empfiehlt es sich, einen Bereich zu markieren. Ein Bereich ist ein rechteckiger Block einzelner Zellen. Sie können auch mehrere nicht zusammenhängende Zellen markieren.

Wenn Sie vor der Dateneingabe einen Bereich markieren, bewegt sich der Cursor nach Dateneingabe mit anschließender (Eingabe) oder (Tab) nur innerhalb des markierten Bereichs.

Sie können zum Markieren entweder die Maus oder die Tastatur einsetzen. Excel umrahmt die Zellen des markierten Bereichs.