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3 Daten verwalten

Tabellenkalkulationsprogramme wie Excel 2007 bieten umfangreiche Berechnungs- und Diagrammfunktionen zum Visualisieren und Bearbeiten von Tabellendaten. Sie können sich auch beim Speichern von Listen mit Informationen als nützlich erweisen. Da Ihre Anforderungen an Listen jedoch immer komplexer werden, kann es mit der Zeit schwierig werden, die Daten in einem Tabellenkalkulationssystem zu verwalten. Ein Programm einer relationalen Datenbank wie beispielsweise Access 2007 ist für das Erstellen und Arbeiten mit komplexen Listen besser geeignet und stellt leistungsstärkere Tools für das Eingeben, Ordnen, Verwalten und Suchen von Daten bereit.

In relationalen Datenbanken werden die Daten in Relationen gespeichert. Das sind Tabellen, deren Zeilen die Datensätze und deren Spalten die einzelnen Feldeinträge enthalten. Bei relationalen Datenbanken bestehen keine starren Verknüpfungen zwischen den Daten, d. h. eigentlich zusammengehörende Informationen wie der Name eines Kunden und seine Telefonnummer können an völlig verschiedenen Stellen gespeichert sein. Es stellt sich somit die Frage, wie die verteilten Informationen in einen Zusammenhang gebracht werden können.

Das relationale Konzept bietet gerade hierbei eine große Flexibilität. Verknüpfungen sind frei definierbar und auch im Nachhinein noch einzufügen bzw. zu ergänzen. Über eine "gemeinsame" Spalte (ein gemeinsames Feld) und natürlich identische (Feld-) Inhalte, die in beiden Tabellen vorkommen, wird eine Beziehung aufgebaut. Informationen, die in verschiedenen Tabellen gespeichert werden, können auf diese Art in Verbindung gebracht werden.

In Excel und in Access werden die Daten in Spalten organisiert, die auch Felder genannt werden und in denen eine bestimmte Informationsart gespeichert wird, die auch unter der Bezeichnung Datentyp bekannt ist. Die erste Zelle einer Spalte wird zur Beschriftung verwendet. Ein terminologischer Unterschied besteht darin, dass in Excel der Begriff Zeile und in Access der Begriff Datensatz verwendet wird.

Als Beispiel werden Sie mit Excel eine Mitarbeitertabelle erstellen. Die Tabelle besteht aus mehreren Spalten, in denen beispielsweise die Nummer, der Vorname, der Nachname, die Abteilung und die privaten Adressdaten verwaltet werden. Die erste Zelle jeder Spalte enthält in diesem Fall die Beschriftung zur Beschreibung der Daten.

Wenn die Mitarbeitertabelle noch eine Reihe ähnlich benannter Spalten enthält, z.B. Einkauf1, Einkauf2 und Einkauf3, ist dies ein Zeichen dafür, dass Ihre Daten relational sind und in mehreren Tabellen gespeichert werden müssen. Dafür benötigen Sie ein Programm für relationale Datenbanken, z. B. Access.

Verwalten Sie Ihre Tabellen, in Excel 2003 noch Listen oder Datenbanktabelle genannt, mit Excel, wenn

Die Zeilen einer Tabelle stellen die Datensätze dar, Spalten die Datenfelder. Die nachfolgende Aufstellung zeigt einen möglichen Aufbau Ihrer Mitarbeiterverwaltung.

Jede Spalte muss eine Überschrift haben, den so genannten Feldnamen (wie zum Beispiel Abteilung, Plz usw.). Unter einem Feldinhalt versteht man den Inhalt der Zelle selbst, beispielsweise Redaktion oder auch 12678. Der komplette Eintrag, der zu einem Mitarbeiter gehört (=der Zeileninhalt), also Nr., Vorname, Name, Abteilung, Unterabteilung, Straße, Plz und Ort wird als Datensatz bezeichnet.

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Letzte Aktualisierung: 29.07.2010 12:58:58

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