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4.1 Besuchsplanung

Für VBs hat ein Jahr in etwa 220 Arbeitstage, wovon ca. 40 Arbeitstage im Büro, 10 auf Schulungen und 15 auf Messen verbracht werden. Verbleiben 155 Tage, an denen Kunden besucht werden können. (Diese 155 Tage sind auf etwa 10 Monate aufzuteilen, weil ein Monat durch eigenen Urlaub entfällt und eine zweite für Besuche eher ungünstige Jahreszeit zwischen Mitte Dezember und Mitte Januar liegt.) In der Literatur gibt es zum Teil recht seltsame Vorstellungen, was an Kundenbesuchen möglich und sinnvoll ist. Man muss hier auch differenzieren zwischen z.B. Vertretern für den Besuch bei Schuhgeschäften und Vertretern, die mittelständische oder große Industrieunternehmen besuchen.

Im ersten Fall mag eine durchschnittliche tägliche Besuchsanzahl von 3,5 bis 4,5 (vgl. Weis /Verkauf/ 131) oder auch höher (Winkelmann /Vertriebskonzeption/ 249 spricht sogar von bis zu 22 Besuchen pro Tag. Da müssten dann die Kunden aber wohl direkt nebeneinander gelegen sein und jedem könnte man kaum mehr als „Guten Tag“ sagen.) und eine durchschnittliche Besuchsdauer von 25 Minuten angebracht sein, im zweiten Fall kann es schon mal 20 Minuten und länger dauern, bis man sich vom Pförtner (Parkplatzzuweisung) über die Anmeldung und das Vorzimmer bis zum ersten Gesprächspartner vorgetastet hat.

Außerdem ist die schlichte lineare Fortschreibung von Erfolg / Besuch unangemessen: 10 Besuche, 10.000 € Umsatz heißt nun nicht: 20 Besuche, 20.000 € Umsatz.

In meiner eigenen Praxis habe ich als Leiter des Großkundenvertriebs etwa 40 Besuche pro Monat von meinen Mitarbeitern erwartet. Das sind ca. 2,5 Besuche pro Tag (durchschnittlich 16 Besuchstage pro Monat). Zum einen gibt es typische Besuchszeiten (9:00 - 11:30, 14:00 – 17:00), zum zweiten kann man sich nur auf wenige Gesprächspartner pro Tag wirklich gut einstellen. Zudem sollte man nicht schon in der Planung alle möglichen Termine belegen, weil erfahrungsgemäß immer etwas dazwischen kommt und dies bei „ausgeknautschten“ Kalendern für heillose Verwirrung sorgt. Schließlich ist es sowohl unhöflich als auch vermutlich nicht hilfreich, ein produktives Vertriebsgespräch abzubrechen mit dem Hinweis, dass man jetzt aber schleunigst zum nächsten Kunden aufbrechen müsse.

Es wird hier die Meinung vertreten, dass es ein Besuchsoptimum gibt, genauer gesagt, ein Optimum an Besuchen für einen VB und ebenfalls ein Optimum für Besuche pro Jahr bei einem bestimmten Kunden. Werden vom VB mehr Besuche als optimal gefordert, sinkt zunächst die Arbeitszufriedenheit des VB und schließlich werden auch Kundenzufriedenheit und Umsatz sinken.

Wo die Optima liegen, ist abhängig von vielen Faktoren, wie z.B. Reisezeiten von einem Kunden zum nächsten, wie kompliziert und umfangreich die Unhalte sind, die mit dem Kunden ausgetauscht werden, oder, wie lange das letzte Gespräch zurückliegt. Bestehende gute Kunden wird man vielleicht einmal pro Halbjahr besuchen, dann hat man sich aber mehr zu erzählen, deshalb dauert es länger und ist meist auch mit einer Einladung in die Kantine verbunden, als wenn man die Kunden alle 2 Monate sieht. So dauerte etwa ein Besuch an einem Standort des bereits angesprochenen Automobilherstellers regelmäßig zwischen 1 und 3 Stunden, zumal man bei solchen eher seltenen Kundenkontakten dann gleich eine ganze Anzahl Mitarbeiter sieht, die (Kundenbetreuer) ihre Probleme mit den Produkten darstellen wollen und man darüber hinaus z.B. einen Kurzvortrag über aktuelle Markttendenzen hält.

Geht man einmal von 40 Besuchen pro Monat aus, sind dies etwa 420 Besuche im Jahr. Diese sind aufzuteilen in die Akquisition, sowie in die A - und B – Kunden (Typus: zeitlich unbegrenzt, regelmäßig).

In Bezug auf die Akquisition von Neukunden wurde ja bereits argumentiert, dass man wenn möglich alle Mitglieder des Buying Centers mehrfach besucht, möglicherweise sogar Standorte in der Peripherie aufsucht. Pro zu akquirierendem Großkunden kann man etwa 15 - 20 (im Extremfall 50 und mehr, für den Vertrag mit dem Automobilhersteller habe ich fast 9 Monate benötigt und sicherlich mehr als 50 Besuche durchgeführt) über 3 Monate veranschlagen, danach weiß man in der Regel, ob es geklappt hat oder nicht. Hat man davon 3 Unternehmen gleichzeitig, sind das ca. 50 Besuche im Quartal, also 200 Besuche pro Jahr. Je nach Abschlussquote kommen dann pro Jahr etwa 4-8 neue Kaufkunden hinzu.

Verbleiben 220 Besuche bei Kaufkunden, wobei man A-Kunden 4 - 8 mal pro Jahr (und mehr, wenn auch – was manchmal angebracht ist – die Werke in der Peripherie weiterhin besucht werden) und B-Kunden 1 - 2 mal pro Jahr aufsuchen sollte. Man kann sich als VB also nochmals 20 A-Kunden (120 Besuche) und etwa 70 B-Kunden (100 Besuche) leisten.

C-Kunden werde durch Telefonmarketing, Direct Mail, Messen, Haus- und Händlermessen und Events bedient. Besuche lohnen sich in aller Regel nicht.

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