4.1 Allgemeine und spezifische Vorbereitungen
In den ersten drei Lerneinheiten dieser Qualifikationseinheit haben wir uns ausführlich mit allgemeinen Problemen des Projektmanagements beschäftigt und das Arbeitsbeispiel erläutert. Sie haben das Projekt in Zusammenarbeit mit dem Auftraggeber definiert, Ziele formuliert, Teilprojekte vorgesehen, Bedingungen und Grundlagen geprüft, Randparameter berücksichtigt und sich erste Gedanken darüber gemacht, wer wann und wie die anfallenden Aufgaben erledigen könnte. Dies alles kann eine sehr aufwendige und schwierige Arbeit sein, in der Software noch keine besonders konstruktive Rolle spielt. Die wesentlichen Vorgaben zu diesem Arbeitsprozess wurden im Abschnitt 3.5 nochmals zusammengefasst. Erst wenn Sie wissen, welche Vorgänge Ihr Projekt beinhalten soll, können Sie zum mehr praktischen Teil des Projektmanagements übergehen. Dabei müssen Ihre Vorstellungen noch keineswegs vollständig oder fehlerfrei sein.
Bitte legen Sie auf Ihrer Festplatte einen Ordner an, der in der Folge alle Materialien und die Arbeitsdateien aufnehmen soll. Zur Erleichterung Ihrer Arbeiten wäre es nützlich, den Ordner entsprechend zu untergliedern. Dazu machen wir den folgenden Vorschlag:
| Name des Hauptordners: | Projekt CMU |
| Namen der Teilordner: | 01 Projektdateien CMU |
| 02 Projektdateien Übungen | |
| 03 Materialien | |
| 04 Allgemeine Informationen |
Für eine bessere Übersicht ist es - besonders bei umfangreichen Strukturen - sinnvoll, den Ordnern Nummern voranzustellen, damit sie im Explorer oder anderen Dateiübersichten in sinnvoller Anordnung erscheinen. Wir empfehlen, in den Ordnern wie folgt abzulegen:
01 Projektdateien CMU: Alle Projektdateien, die Sie im Laufe Ihrer Arbeit mit dieser Qualifikationseinheit erstellen und die das Beispielprojekt zum Thema haben. Geben Sie den Dateien sinntragende Namen und achten Sie auch hier auf eine chronologische Auflistung. Wir vergeben in unseren Beispielen Dateinamen mit ergänzenden Nummern wie z.B. "KhPark CMU 01.mpp", "KhPark CMU 02.mpp" usw.
02 Projektdateien Übungen: Alle Projektdateien, die Sie im Laufe Ihrer Arbeit mit dieser Qualifikationseinheit erstellen und die andere Themen zum Inhalt haben, also Ihrer Übung dienen.
03 Materialien: Alle Dateien, die nicht Projektdateien sind und deren Inhalte Sie ggf. für die Übernahme in Projektdateien benötigen.
04 Allgemeine Informationen: Alle Dateien, deren Inhalte nicht im direkten Zusammenhang mit dieser Qualifikationseinheit stehen, jedoch Themen des Projektmanagements behandeln. Dazu gehören z.B. Informationen aus dem Internet, zu deren Erwerb wir im Abschnitt 2.3 einige Anregungen gegeben haben.
Es ist natürlich kein grundsätzliches Problem, wenn Sie unseren Vorgaben oder Anleitungen nicht entsprechen und als erfahrener Anwender von Windows-Applikationen vielleicht nach eigenen Mustern verfahren möchten. In diesem Fall würde allerdings das Nachvollziehen unserer Beispiele und Erläuterungen etwas schwieriger werden. Auch wollen wir nochmals daran erinnern, dass die hier zu findenden Instruktionen keinesfalls vollständig sind und weder die in MS Project 2000 integrierten Hilfen noch ein gutes Handbuch ersetzen können oder wollen. Zu einem bestimmten Vorgehen wird zumeist nur einer der möglichen Arbeitswege beschrieben, obwohl fast immer weitere Varianten zur Verfügung stehen. Da wir unsere Qualifikationseinheit auf die Bedürfnisse von Einsteigern ausgelegt haben, bleiben bestimmte Spezialitäten des Programms ebenso unberücksichtigt wie eine umfassende Darstellung von diversen Optionen, die erst dem erfahrenen Anwender von Nutzen sind.
Wir werden Ihnen an mehreren Stellen der Qualifikationseinheit Dateien unterschiedlichen Inhalts zum Download anbieten. So können Sie jetzt hier die Datei "Lerneinheit 04 Referenzdaten.doc" oder "Lerneinheit 04 Referenzdaten.xls" abrufen. Dazu empfehlen wir, den Link mit der rechten Maustaste anzuklicken und im Microsoft Internet Explorer "Ziel speichern unter..." bzw. im Netscape Navigator "Verknüpfung speichern unter..." zu wählen. Beide Dateien haben als identischen Inhalt eine Liste jener Vorgangsnamen, die zur ersten Gestaltung einer Projektdatei im Projekt CMU gehören und es Ihnen ersparen soll, die 42 Texte einzutippen. Entscheiden Sie also, ob Sie lieber das Word-Dokument oder die Excel-Tabelle benutzen möchten, führen Sie den Download durch und speichern Sie die Datei im Ordner "03 Materialien". Sie werden die dort enthaltenen Daten erst später benötigen.
Es wird nun also praktischer. Die Software MS Project 2000 kommt zum Einsatz und wird Ihnen Schritt für Schritt helfen, Ihr Projekt weiter vorzubereiten, durchzuführen, zu überwachen und zu präsentieren.
Wir setzen voraus, dass MS Project 2000 installiert und die Software parallel zu dieser Qualifikationseinheit ständig geöffnet ist. Sie werden häufig gebeten, bestimmte Übungen durchzuführen oder zu einigen Sachverhalten, nicht hier in diesen Texten, sondern in MS Project selbst, Erläuterungen zu suchen.
Beginnen wollen wir mit der Anlage einer neuen Projektdatei, in der Sie einige Übungen aus den nachfolgenden Abschnitten durchführen können.
Öffnen Sie MS Project 2000 und erzeugen Sie mit dem Befehlsweg <Datei><Neu><Leeres Projekt> ein neues Projekt. Gleichzeitig mit der Anlage des neuen Projekts erscheint ein Dialog, in dem Sie sofort einige Informationen festlegen könnten.
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Abb. 4.1: Informationen für das neue Projekt |
Sie sollten diesen Dialog zunächst jedoch mit [Abbrechen] schließen. Er ist später immer wieder mit dem Befehl <Projekt><Projektinfo...> reproduzierbar.
Speichern Sie die Datei mit dem Namen "KhPark CMU 01" im Ordner "01 Projektdateien CMU".
Ihre Arbeitsansicht sollte übrigens bis auf weiteres immer die Ansicht "Gantt" sein. Wenn Sie auf Ihrem Bildschirm eine andere Darstellung sehen, wählen Sie bitte den Befehl <Ansicht><Balkendiagramm (Gantt)> oder klicken Sie auf das entsprechende Symbol am linken Rand des Bildschirms.
Wählen Sie als Nächstes den Befehl <Datei><Eigenschaften>. Der nun geöffnete Dialog zeigt den Dateinamen und soll im Registerblatt "Zusammenfassung" ein paar Informationen aufnehmen. Die hier erwarteten Daten sollen Ihnen später helfen, die Datei wiederzufinden oder bei der Suche von Dateien Gruppen zusammenzustellen, die gleichen oder ähnlichen Bedingungen unterliegen wie z.B. "alle Dateien, die den (Manager) Projektleiter X" hatten" oder "Dateien, in denen Controllingprojekte bearbeitet wurden" usw.
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Abb. 4.2: Eigenschaften |
Bevor Sie mit der Anlage von Vorgängen in einem Projekt beginnen, müssen Ausgangswerte bekannt sein, die das Programm zum Kalkulieren von Zeiten und anderen Inhalten braucht. Die Projektinfo dient zwar auch Ihrer Information, vorwiegend aber zur Basissteuerung der Berechnungsvorgänge.
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Abb. 4.3: CMU Informationen |
In der Abbildung sehen Sie solche Informationen, die für eine Projektdatei mit Namen "KhPark CMU 01" hinterlegt wurden. Dies sollen Sie gleich nachvollziehen, zunächst aber einige Hinweise beachten:
Unter "Anfangstermin" wählen Sie in einem Kalender aus, an welchem Tag das Projekt beginnen soll. Da wir, wie in Lerneinheit 3 schon begründet, die "Berechnung vom:" auf der Standardoption "Projektanfangstermin" belassen wollen und somit die Vorgabe "Alle Vorgänge beginnen so früh wie möglich" gilt, bleibt der "Endtermin" zunächst unberücksichtigt und ohne Einfluss.
Unter "Aktuelles Datum" können Sie die Vorgabe des Systemdatums belassen oder aber auch ein anderes Datum auswählen. Das "Statusdatum" wird für die Anfertigung von sog. Statusberichten benötigt und soll hier zunächst unbehandelt, also bei "NV", bleiben. Die "Priorität" definiert bei dem Versuch einer Konfliktbehandlung die Wichtigkeit des Projekts gegenüber anderen und kann für unsere Verwendungen auf dem Wert 500 bleiben. Überhaupt wäre es wichtig, zu Beginn Ihrer Arbeit mit dem Programm nur die wichtigsten Angaben zu machen. Erstens, damit Sie halbwegs den Überblick behalten, zweitens, weil wir viele der Möglichkeiten nicht benötigen werden und drittens, weil Sie später jede Einstellung noch verändern oder ergänzen können.
In der im Bild rot markierten Zeile "Kalender" erkennen Sie, dass für unser Projekt nicht der Standardkalender des Programms benutzt werden soll, sondern eine benutzerdefinierte Kalendervariante mit dem Namen "Projekt CMU". Da Sie einen solchen Kalender noch nicht eingerichtet haben, können Sie zunächst der Vorgabe der Abbildung nicht folgen. Das wollen wir im nächsten Abschnitt nachholen und erst dann die Festlegungen zur globalen Projektinformation treffen. Schließen Sie also den Dialog vorläufig wieder mit [Abbrechen].
Speichern Sie nun das bisher erstellte Projekt mit dem Befehl <Datei><Speichern>. Höchstwahrscheinlich haben Sie noch keine Vorgänge und Zeiten eingegeben, also weder direkt noch indirekt einen "Terminplan" erstellt. Wenn doch, wird das Programm beim Speichern - und später immer wieder - fragen, ob Sie das Projekt ohne oder mit "Basisplan" speichern möchten.
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Abb. 4.4: Speicherung der CMU |
Begnügen Sie sich zunächst mit den spärlichen Informationen des Speicherdialogs und speichern Sie vorläufig Ihre Datei immer ohne Basisplan. Genaueres zum Basisplan und seiner Verwendung erfahren Sie in Lerneinheit 7.