7.2 Zwischenpläne und Alternativplanung
Im Speicherdialog für den Basisplan haben Sie gesehen, dass MS Project 2000 auch die Speicherung von so genannten "Zwischenplänen" anbietet. Ein Zwischenplan enthält jedoch nur einen reduzierten Datenbestand des Projekts, nämlich die jeweils aktuelle Zusammenstellung von Anfangs- und Endterminen. Somit sind den Vergleichsmöglichkeiten zwischen verschiedenen Projektstadien relativ enge Grenzen gesetzt.
Wir möchten bei großen und komplizierten Projekten eher zu folgender Vorgehensweise raten:
Wenn Sie im Projekt einen Basisplan erzeugt haben, erstellen Sie ein Duplikat der Projektdatei (z.B. mit <Datei><Speichern unter...>) und geben Sie dieser Referenzdatei einen entsprechenden Namen. Da Sie möglicherweise noch weitere Zwischenstadien speichern, wäre es für eine bessere Übersicht in der Dateiverwaltung sinnvoll, die Speichernamen mit einem Statusdatum zu versehen. Wenn Sie dieses Datum als Präfix benutzen und die Syntax JJMMTT wählen, stehen auch in den nach Dateinamen sortierten Ansichten die jüngsten Dateien immer in leicht identifizierbarer Reihenfolge. Wir würden die erste Referenzdatei also beispielsweise "010912 Projektname Basis.mpp" nennen und darauf achten, dass sie als Dokumentation der Ausgangssituation erstens vor Zugriffen anderer geschützt bleibt und zweitens auch noch auf einem Sicherungsdatenträger abgelegt wird.
Im weiteren Gang des Projekts erstellen Sie entweder in periodischen Abständen und/oder anlässlich markanter Ereignisse (z.B. Ende eines Teilprojekts, Veränderung des Auftrags, Wegfall bedeutsamer Ressourcen usw.) auf die oben beschriebene Art weitere Kopien, die dann unter Namen wie "011215 Projektname 03.mpp" oder "020202 Projektname 05.mpp in die Ablage gelangen. Eine entscheidende Zäsur, die zur Ablage eines Statusdokuments veranlassen würde, wäre z.B. auch der Zeitpunkt, an dem Sie Ihrem zunächst noch undifferenzierten Plan im weiteren Verlauf des Projekts eine höhere Detaillierung zuweisen. Über diese Art der Planung werden wir Abschnitt 7.5 noch einige Aussagen anfügen.
Der relative Nachteil dieses Verfahrens ist deutlich: Sie müssen bei Vergleichen die als Projektdatei deponierten Stadien parallel öffnen, gegebenenfalls Daten kopieren und dabei auf so manche Automatismen verzichten. Dies wird jedoch durch etliche Vorteile aufgewogen: Sie haben eine jeweils vollständige Datensammlung, die den zu prüfenden Status uneingeschränkt beschreibt. Sie können auf nahezu beliebige Art Verläufe dokumentieren. Im abgebildeten (und verkürzten) Beispiel wurde eine kritische und retrospektive Bewertung der Kostenentwicklung verlangt. Diese Aufgabe können Sie mit dem umfangreichen Leistungsangebot von Microsoft Excel besonders gut lösen. Die benötigten Daten wurden den Statusdateien entnommen und sind als "historische" Werte in der Tabellenkalkulation auf vielfältige Weise darstellbar.
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Abb. 7.10: Kostendiagramm |
Über Sinn und Zweck von Alternativplänen wurde schon mehrfach berichtet. Auch diese (und gegebenenfalls ihre diversen Entwicklungsstufen) sollten Sie in der oben beschriebenen Weise deponieren. Zusammen mit ihren Basisplänen und natürlich in einem anderen Ordner. Für solche Planvarianten bietet sich ebenfalls eine Verarbeitung in Excel als recht günstig an. So zum Beispiel, wenn es beispielsweise vor einer möglichen Auftragsvergabe um einen Vergleich von 3 verschiedenen Modellen hinsichtlich Zeit, Arbeitsvolumen und Kosten geht.