Kurs: Projektmanagement und MS Project

8.1 Netzplan und Kalenderansicht

Unser Beispielprojekt ist in seine Durchführungsphase geraten und die ersten Klippen wurden umschifft. Das geplante Vorgehen wurde in der entscheidenden Sitzung genehmigt, die ersten Vorgänge sind erledigt bzw. wurden begonnen. Wir übergeben per Download die MS Project-Datei "Lerneinheit 08 Referenzdaten.mpp" mit Fortschrittsstand von Ende August 2001. Sie sollten jetzt die Datei herunterladen und in Ihrem Verzeichnis "01 Projektdateien CMU" unter einem anderen projektspezifischen Namen speichern. Die heruntergeladene Originaldatei sollten Sie im Ordner "02 Projektdateien Übungen" ablegen.

Die Kosten des Projekts wurden jetzt vollständig auf Euro umgestellt. Danach musste ein neuer Basisplan erzeugt werden! Etwa ein Viertel der geplanten Tätigkeiten ist erledigt. Wenn Sie den derzeitigen Stand unter Anwendung der bisher vermittelten Techniken betrachten und bewerten, werden Sie feststellen, dass unser Projekt hinsichtlich des Arbeitsablaufs keine besonderen Probleme aufweist (Balkendiagramm: Überwachung). Allerdings haben die Vorgänge 8 und 31 deutlich länger gedauert als geplant und erzeugen bereits jetzt eine Erhöhung der Gesamtkosten um mehr als 3%. Dies hat der Auftraggeber mit Stirnrunzeln zur Kenntnis genommen, scheint es aber vorläufig noch zu tolerieren, zumal ihm Einsparmöglichkeiten an anderer Stelle signalisiert wurden. Die Verzögerungen haben bereits einige Zeitreserven aufgezehrt und Umstellungen veranlasst. Dadurch sind jedoch dank der vorsichtigen Planung insgesamt keine neuen Probleme aufgetaucht und somit ist gegenwärtig eine optimistische Sicht der Dinge weiterhin erlaubt.

Bevor wir im nächsten Abschnitt einige analytische Betrachtungen anstellen, wollen wir an dieser Stelle noch zwei andere Ansichten auf das Projekt vermitteln. Bisher war das Gantt-Diagramm der gern benutzte Standard und wird es bis zum Ende dieser Qualifikationseinheit auch bleiben. Gleichberechtigt daneben steht allerdings das Netzplandiagramm, während die Ansicht "Kalender" im Anwendungsalltag nur eine nachrangige Bedeutung haben dürfte.

Für welche Darstellungsform Sie sich entscheiden, wird von Ihren Gewohnheiten abhängen, manchmal vielleicht auch von Vorgaben der Unternehmensleitung oder des Auftraggebers. In der Gegenüberstellung von Balkendiagramm und Netzplandiagramm gibt es zu beiden Varianten Vor- und Nachteile aufzuzählen. Wenn Sie mit <Ansicht><Netzplandiagramm> oder mit Klick auf die gleichnamige Schaltfläche am linken Bildschirmrand den Netzplan aufrufen,

Abb. 8.1: Netzplandiagramm

fällt als Erstes auf, dass die am Kalender orientierte Übersichtlichkeit verloren geht. Die zeitlichen Aspekte des Projekts sind nicht mehr sichtbar, während Zusammenhänge deutlicher werden. An einer großen Wandtafel ist der Netzplan eine hervorragende Arbeits- und Diskussionshilfe, bei seiner Verwendung am Monitor sind hinsichtlich der Kontrollierbarkeit und des schnellen Nachvollzugs deutliche Abstriche zu machen. Unser Beispielprojekt, wahrhaftig ohne monströse Ausmaße, belegt als Netzplan im Ausdruck bereits die Fläche von etwa 20 Seiten A4, wenn die wesentlichen Informationen angezeigt werden sollen. Das Balkendiagramm benötigt eine weitaus geringere Darstellungsfläche. Es zeigt dann auch weniger Detailinformationen, was allerdings wiederum durch seine Kalenderorientiertheit aufgewogen werden kann. In vielen Projekten ist es von erheblicher Bedeutung, dass auch Laien die Darstellung eines Projekts ohne sonderliche Mühe nachvollziehen können. Das Netzplandiagramm wird dem erfahrenen Projektmanager außerordentlich hilfreich sein, dem in dieser Hinsicht unerfahrenen Auftraggeber aber einige Rätsel aufgeben. In sehr großen und kompliziert strukturierten Projekten wird der professionelle Anwender kaum auf den Netzplan verzichten können oder wollen. Eine Darstellung und Analyse von Abhängigkeiten kann wahrscheinlich nicht besser unterstützt werden. Wenn es aber darum geht, den terminrelevanten Stand der Dinge oder die zeitliche Bedeutsamkeit von Einzelvorgängen zu visualisieren, ist das Balkendiagramm weit überlegen. Wie auch immer und aus welcher Sicht Sie es bewerten wollen, beide Darstellungsformen haben ihre besondere Bedeutung und können nicht nur alternativ, sondern bei manchen Informationserfordernissen auch parallel zur Anwendung kommen. Da MS Project 2000 ein Umschalten mühelos ermöglicht, sind Ihren entsprechenden Experimenten wenige Grenzen gesetzt.

Bevor wir uns praktischen Inhalten zuwenden, noch eine Anmerkung zur Normierung der Netzplantechnik im Projektmanagement: Sie umfasst nach DIN 69900 "alle Verfahren zur Analyse, Beschreibung, Planung, Steuerung, Überwachung von Abläufen auf der Grundlage der Graphentheorie, wobei Zeit, Kosten, Einsatzmittel und weitere Einflussgrößen berücksichtigt werden können." (Internet - Suchmaschine - Suchbegriff: "DIN 69900".) Vorgänge oder Ereignisse werden als "Knoten" dargestellt und durch Pfeile miteinander verbunden. Als besondere Vorteile kann man werten:

  • Die leichte Bewertbarkeit der Planungsstruktur in Unabhängigkeit von zeitlichen Bedingungen. (In großen Projekten sind häufig die Strukturfehler wesentlich bedeutsamer oder "wirkungsvoller" als mangelhafte Terminplanung).

  • Die übersichtliche Darstellung des kritischen Wegs (der in komplizierten Projektstrukturen oft ein großes "Problem für sich" ist und dort besonderer Aufmerksamkeit bedarf).

Als besondere und schon angedeutete Nachteile kann man betrachten:

  • Die fehlende Orientierung am Terminkalender.

  • Die dimensionale Abstraktheit der Knoten (ein eintägiger Vorgang erscheint genau so "gewichtig" wie ein 30-tägiger).

  • Die Unhandlichkeit durch sehr großflächige Pläne

Nach DIN 69900 werden drei Verfahren unterschieden:

Vorgangspfeil-Netzplan
Ereignisknoten-Netzplan
Vorgangsknoten-Netzplan

Das im Programm verwendete Netzplandiagramm ist ein Vorgangsknotenplan. Es zeigt also die Vorgänge als so genannte Knoten. Die Abhängigkeit(en) der einzelnen Knoten wird mit Pfeilen dargestellt. Sie können im Netzplan nicht mit Tabellen arbeiten (nur bei geteiltem Bildschirm), wohl aber in den Vorgangsknoten unterschiedliche Informationen ausweisen, die ansonsten in MS Project 2000 Inhalte von Tabellen sind.

Abb. 8.2: NetzSymbolleiste

In der Abbildung sehen Sie drei Vorgangsknoten mit einem Datengehalt, der in der Software als Standard definiert ist. Sie haben, wie weiter unten erläutert ist, zahlreiche Möglichkeiten, den Knoten andere Inhalte zuzuweisen. An den Verknüpfungspfeilen sind (an- und ausschaltbar) die Verknüpfungsbeziehungen zum Vorgänger ausgewiesen. Wenn Sie mit dem Netzplandiagramm arbeiten, sollten Sie über <Ansicht><Symbolleisten> die entsprechenden Werkzeuge verfügbar machen. Probieren Sie bitte aus, wie die Darstellungen sich bei Anwendung der verschiedenen Schaltflächen verändern.

Alle Arbeiten, die Sie in MS Project 2000 auf der Basis des Balkendiagramms verrichten können, sind im Netzplan auch möglich, wenn auch mit zum Teil geringfügig anderen Arbeitstechniken. Sie können im Netzplandiagramm mit der Taste [Einfg] neue Knoten (also Vorgänge) erzeugen und einen Vorgangsknoten editieren. Die immer wiederkehrende Empfehlung auch hier: Arbeiten Sie mit dem Dialog "Informationen zum Vorgang", den Sie mit Doppelklick auf einen Vorgangsknoten öffnen.

Wenn Sie mehrere Vorgänge gleichzeitig markieren und bearbeiten wollen, ziehen Sie einfach mit gedrückter Maustaste einen Rahmen um die auszuwählenden Knoten und lassen dann los.

Wie schon erwähnt, wollen wir uns erst im Abschnitt 10.3 etwas ausführlicher mit dem Filtern beschäftigen, zeigen aber an dieser Stelle schon die sinnvolle Anwendung zweier Filter im Netzplandiagramm. Die entsprechenden Auswahlmöglichkeiten finden Sie in einer Dropdownliste in der Format-Symbolleiste.

Abb. 8.3: NetzFilter

Wenn Sie, wie abgebildet, als Filter die Vorgabe "Benutzt Ressource..." bestimmen, erscheint in der Folge ein kleiner Dialog, in dem Sie einen Projektmitarbeiter auswählen können. Nach dem [OK] enthält der Netzplan nur noch solche Vorgänge, denen dieser Mitarbeiter zugeordnet wurde. Auf die gleiche Weise können Sie die Bildschirmansicht mit zwei Mausklicks auf die Anzeige der kritischen Vorgänge und ihrer Abhängigkeiten reduzieren.

Abb. 8.4: NetzKritisch

Der Befehl <Format><Layout...> oder ein Rechtsklick auf eine leere Stelle im Netzplan und anschließende Auswahl von <Layout...> im Kontextmenü öffnet einen umfangreichen Dialog, mit dessen Unterstützung Sie das Aussehen Ihres Netzplandiagramms vielfältig beeinflussen können.

Abb. 8.5: Netzlayout

Einige Empfehlungen dazu:

  • Die Option "Manuelle Knotenanordnung erlauben" gestattet Ihnen, jeden Knoten an eine beliebige Stelle zu ziehen. Dies kann nur in Ausnahmefällen einen Sinn machen, weil dadurch die "intelligente" und im Netzplan besonders wichtige Darstellung der Strukturen meistens negativ beeinflusst wird.

  • Wenn Sie keinen Plotter zur Verfügung haben und Ihre Netzpläne auf einem Standarddrucker ausgeben müssen, sollten Sie in der Rubrik "Knotenlayout" auf jeden Fall die Vorgabe "Layout für Seitenwechsel anpassen" auswählen, weil ansonsten die Seitentrennungen mitten durch die Vorgangsknoten laufen können.

  • Die Gestaltung der Verknüpfungslinien kann auch mit Hilfe der Symbolleiste variiert werden. Die Option "eckig" ist der geraden Linienführung in der Übersichtlichkeit zumeist weit überlegen.

Eine von mehreren Zugriffsmöglichkeiten auf den Dialog "Knoten formatieren": Mit der Maus in einen Knoten zeigen, Klick mit der rechten Maustaste, Auswahl von im Kontextmenü.

Abb. 8.6: Netzknotenformat

Neben der Festlegung von Formen und Farben ist hier die Bestimmung des Datengehalts von wesentlicher Bedeutung. Im abgebildeten Beispiel verwandeln wir die Standardansicht in die vorgangsspezifische Darstellung des so genannten "Ertragswerts". Was Kürzel wie SKBA oder IKAA bedeuten, wird weiter unten im Abschnitt 8.3 angesprochen. In der Liste "Datenvorlage" finden Sie eine Auswahl von Standardvorgaben. Wenn Sie die Taste [Weitere Vorlagen...] anklicken, stehen Ihnen weitgefächerte Möglichkeiten zur Verfügung, Inhaltsbestimmungen und deren Layouts zu ändern oder auch benutzerdefinierte Vorlagen zu erstellen. In der Rubrik "Rahmen" würden wir die Vorgabe "Vertikale Gitternetzlinien anzeigen" stets auswählen, weil sie die kleinen Tabellen der Vorgangsknoten übersichtlicher macht.

Formatierungen und Darstellungsänderungen mehr grundsätzlicher Art erlaubt der Dialog "Knotenarten", den Sie z.B. mit Rechtsklick auf eine leere Stelle des Netzplans und anschließender Wahl des gleichnamigen Menübefehls öffnen.

Abb. 8.7: NetzKnotenartenFormat

Im Gegensatz zur knotenspezifischen Formatierung (siehe voriger Absatz) legen Sie hier also die Bedingungen fest, denen alle Knoten eines bestimmten Typs unterliegen sollen. Auch dabei sind die Variations- und Definitionsmöglichkeiten fast uferlos zu nennen.

Wenn Sie also alle Knoten einer bestimmten Art temporär oder dauerhaft verändern wollen, benutzen Sie den Dialog "Knotenarten". Wenn Sie nur einen einzigen Knoten in der Darstellung von seinen Nachbarn abheben möchten, benutzen Sie den Dialog "Knoten formatieren". Hier zeigt sich eine deutliche Überlegenheit des Netzplandiagramms gegenüber dem Balkendiagramm: Sie können, sofern das Sinn macht, in einem Knoten die "Arbeit" darstellen, im nächsten den Ertragswert, im dritten die Überwachungsdaten usw.. Vorteilhaft ist diese Freiheit besonders bei Präsentationen unter Anwendung der Projektmanagementsoftware, weil Sie dann sehr schnell und übersichtlich Informationsbedürfnisse zu spezifischen Vorgängen befriedigen können.

Im gerne benutzten Modus <Fenster><Teilen> bringen wir letztendlich die beiden konkurrierenden Darstellungsarten zusammen:

Abb. 8.8: NetzGantt

Oben eine Auswahl von Vorgängen im kalenderorientierten Gantt-Diagramm, unten die äquivalente Darstellung mit einer erheblich günstigeren Anzeige der partiellen Projektstruktur und der spezifischen Abhängigkeiten.

Eher vernachlässigt werden kann die Ansicht 'Kalender'. Sie wird nur in sehr kleinen und übersichtlichen Projekten nutzbar sein und hat auch dort gegenüber Balken- oder Netzplandiagramm ganz erhebliche Nachteile. Wir würden die Ansicht für eher verzichtbar halten, wollen Sie aber kurz beschreiben, weil ihr vom Hersteller im Menü und in der Auswahlleiste am linken Monitorrand ein so prominenter Zugriffsplatz eingeräumt wurde.

Im Standard kommt eine Übersicht zur Anzeige, bei der die Vorgangsbalken durch einen Tageskalender laufen.

Abb. 8.9: Kalender

Jeder Tag hat eine Kopfzeile, in der immer dann ein "Überlaufzeiger" zum Vorschein kommt, wenn der Tag mehr Vorgänge beinhaltet, als im begrenzten Raum durch Balken darstellbar ist. Wenn Sie auf eine solche Kopfzeile doppelklicken, erscheint eine Liste aller Vorgänge, die an diesem Tag aktuell sind und weitere Doppelklicks in dieser Liste öffnen den Dialog "Informationen zum Vorgang".

Abb. 8.10: Kalender: Vorgänge zum Tag

Daraus ergibt sich ein kleiner praktischer Nutzen für den Projektleiter: Er kann unter Einsatz dieses Hilfsmittels schnell feststellen, womit denn seine lieben Mitarbeiter heute wohl gerade beschäftigt sind (jedenfalls theoretisch).

Ein Doppelklick auf einen bestimmten Balken zeigt erwartungsgemäß Informationen zu diesem Vorgang, während der Doppelklick auf eine leere Fläche die umfangreiche Formatierung der Zeitskala ermöglicht.

Abb. 8.11: Kalender: Zeitskala

Ein Rechtsklick im Kalender erlaubt schließlich den Zugriff auf etliche Gestaltungsoptionen, die wir Ihnen gerne für Übungen empfehlen, wenn Ihnen die Ansicht "Kalender" für eigene Zwecke nützlich erscheint.

Abb. 8.12: Kalender: Optionen

Wo gerade so viel links und rechts und doppelt geklickt wurde: Probieren Sie immer wieder in den verschiedensten Ansichten (allerdings zunächst nur in Ihren Übungsdateien!) aus, was durch Mausaktionen an den unterschiedlichsten Stellen des Bildschirms so alles zu Tage kommt. In vielen Fällen werden Sie sehr nützliche Arbeitshilfen und Schnellzugriffe entdecken, die Ihnen sonst verborgen bleiben. Nicht vergessen: Wenn Ihnen dabei etwas als besonders behaltenswert auffällt: Aufschreiben! Nicht alles ist im Programm dokumentiert und nicht alles dort, wo Sie es beim nächsten Mal vielleicht zu finden hoffen.

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