Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung

4.1.5 Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung

Damit die Finanzbehörden, Anteilseigner oder auch die Gläubiger eines Unternehmens hinreichend über die Vermögenslage des betreffenden Unternehmens informiert sind und auch auf die Glaubwürdigkeit der Zahlen vertrauen können, hat der Gesetzgeber im Handelsgesetzbuch wesentliche Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung (GoB) verankert.

Grundsätzlich gilt:

  1. Es sind Bücher zu führen (HGB § 238, AO §§ 140 ff). Nach § 141 AO gilt eine Buchführungs- und Abschlusspflicht für

    • Kaufleute aufgrund § 140 AO oder

    • Gewerbliche Unternehmer, die nicht Kaufleute sind, sowie Land- und Forstwirte, die folgende Kriterien erreichen oder überschreiten: Jahresumsatz (einschließlich der steuerfreien Umsätze) von mehr als 500.000 EUR im Kalenderjahr, selbst bewirtschaftete land- und forstwirtschaftliche Flächen mit einem Wirtschaftswert von mehr als 25.000 EUR, einem Gewinn aus Gewerbebetrieb oder aus Land- und Forstwirtschaft von mehr als 50.000 EUR im Kalenderjahr.

    Kleingewerbetreibende (unterhalb der Größenmerkmale des § 141 AO) und Freiberufler sind nicht zur Buchführung verpflichtet. Eine freiwillige Aufzeichnung erleichtert aber bei Auseinandersetzungen mit Finanzbehörden, Gläubigern und Anteilseignern (z.B. Kommanditisten) die Beweisführung und verhindert die Schätzung als Besteuerungsgrundlage.

    Es gibt keine gesetzlich vorgeschriebene Form der Buchführung. Bücher und sonst erforderliche Aufzeichnungen können auch

    • auf losen Blättern (Hand- oder Maschinen-Durchschreibe-Buchführung),

    • durch geordnete Ablage von Belegen (Offenen-Posten-Buchführung) oder

    • auf Datenträgern geführt werden (AO §146, HGB §239)

  2. Die Buchführung muss klar und übersichtlich sein. Das heißt, sie muss so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln kann.

  3. Die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen (HGB § 238, AO § 145 Abs.1). Buchungen und sonst erforderliche Aufzeichnungen sind vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen (HGB § 239).

  4. Der Jahresabschluß ist in deutscher Sprache und in Euro aufzustellen. (§ 244 HGB)

  5. Die Buchungen und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen sind in einer lebenden Sprache vorzunehmen. Die Bedeutung von Abkürzungen oder Symbolen muss einwandfrei festliegen. Bei fremdsprachlichen Aufzeichnungen kann die Finanzbehörde Übersetzungen verlangen (HGB § 239, AO §146 Abs. 3).

  6. Keine Buchung ohne Beleg. Die inhaltliche Richtigkeit der Buchungen muss mit Hilfe von Belegen nachweisbar sein. Für die Bücher gelten Aufbewahrungsfristen von 10 Jahren, für die empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefe sowie Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe 6 Jahre (§ 257 HGB, § 147 AO).

  7. Eine Buchung oder Aufzeichnung darf nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist (HGB § 239, AO § 146). Radierungen oder durchgestrichene Zahlen sind nicht erlaubt, bei EDV-Buchführung müssen Änderungen oder Korrekturen automatisch aufgezeichnet werden.

  8. Alle Unterlagen (mit Ausnahme der Jahresabschlüsse und der Eröffnungsbilanz) können unter bestimmten Voraussetzungen auf Datenträgern aufbewahrt werden (HGB § 239, AO §147 Abs.2).

  9. Kasseneinnahmen und -ausgaben sollen täglich - in einem Kassenbuch - festgehalten werden (AO § 146 Abs.1).

  10. Wareneingang und Warenausgang müssen gesondert aufgezeichnet werden. Die Aufzeichnungen müssen enthalten: Tag des Warenein- oder -ausgangs bzw. Datum der Rechnung, Namen und Anschrift des Lieferers oder Kunden, handelsübliche Bezeichnung der Ware, Preis der Ware und Hinweis auf den Beleg (AO §§ 143, 144).

  11. Niemand darf auf einen falschen oder erdichteten Namen für sich oder einen Dritten ein Konto errichten oder Buchungen vornehmen lassen, Wertsachen in Verwahrung geben oder verpfänden oder sich ein Schließfach geben lassen (AO § 154).

  12. Am Jahresende sind eine Inventur und eine Bilanz aufzustellen, die dem Bilanzrichtliniengesetz (BiRiLig vom 19.12.1985) genügt.

Wird gegen die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung verstoßen, verliert die Buchführung ihre Beweiskraft!

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Letzte Aktualisierung: 31.08.2010 15:22:55

Letzte Inhaltliche Überarbeitung: 29.07.2010 11:45:00

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