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3 Serienbriefe

Serienbriefe sind Briefe an viele Adressaten, in denen große Teile identisch, einige Teile, wie beispielsweise Anschrift und Anrede, jedoch unterschiedlich sind. Um Serienbriefe zu erstellen, benötigt Word zwei Dateien: die Datenquelle und das Hauptdokument.

Die Datenquelle enthält die Variablen, die sich jeweils unterscheiden, beispielsweise Anschrift und Anrede der Empfänger von Serienbriefen.

Das Hauptdokument enthält die Platzhalter für die Variablen, die so genannten Seriendruckfelder, sowie alle gleich bleibenden Textabschnitte, die sich in jedem Serienbrief wiederholen sollen.

Um die Serienbriefe auszudrucken, müssen dann beide Dateien verknüpft werden.

Die Datensätze einer Datenquelle - und somit alle auszudruckenden Serienbriefe - können problemlos nach bestimmten Kriterien sortiert und selektiert werden. Als Datenquelle können Sie Word-Tabellen, Kontaktlisten aus Outlook, Excel-Tabellen, Access-Datenbanken oder ASCII-Textdateien verwenden.

Die Variablen werden am einfachsten in Form einer Tabelle aufgenommen, wobei den Spaltenüberschriften, den so genannten Feldnamen, besondere Bedeutung zukommt. Diese Feldnamen werden dann später in das Hauptdokument als die Platzhalter für die Variablen eingefügt.

Im Prinzip ist es egal, ob Sie mit der Erstellung der Datenquelle, des Hauptdokuments oder eines leeren Dokumentes, in dem zuerst die Verknüpfung zwischen beiden Dateien definiert wird, beginnen.

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Letzte Aktualisierung: 12.05.2012 16:18:51

Letzte Inhaltliche Überarbeitung: 01.06.2009 11:53:47

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