Access 2003 Basis

2.1 Aufgaben eines Datenbankmanagementsystems

Der Begriff Datenbanksystem oder DBMS (Data Base Management System) beinhaltet alle Komponenten, die zur Eingabe, Speicherung, Abfrage und Ausgabe von Informationen dienen. Dazu zählen im Einzelnen:

  1. Tabellen zur Informationsspeicherung

  2. Abfragen, um gezielt Informationen zu finden

  3. Formulare zur Ein- und Ausgabe von Informationen und zur Benutzerführung

  4. Berichte, um Informationen auszudrucken

  5. Seiten, mit denen Informationen im Internet dargestellt / bearbeitet werden können

  6. Makros, um Arbeitsabläufe zu automatisieren

  7. Module zur individuellen Programmierung

Für jeden der sieben Objekttypen gibt es einen eigenen Eintrag in der Access-Objektsymbolleiste des Datenbankfensters.

Microsoft Access ist ein interaktives, relationales Datenbanksystem für PCs mit Windows, mit dem sich auch größere Datenbestände schnell und komfortabel in Datenbanken verwalten lassen. Wir werfen an dieser Stelle einen kurzen Blick auf die Aufgabenstellungen eines Datenbankmanagementsystem (DBMS).

Effektive Datenverwaltung: Access ist im Microsoft Office Paket für die Datenverwaltung zuständig. Wahrscheinlich ist Ihnen bekannt, dass beispielsweise auch die Tabellenkalkulation Excel Möglichkeiten zur Datenverwaltung bietet, oder Sie verwenden bereits das Programm Outlook zur Verwaltung Ihrer Adressen. Warum sollten Sie nun das Datenbanksystem Access für Ihr Informationsmanagement verwenden? Die Antwort darauf ist einfach: Access wird auch mit großen Datenmengen spielend leicht fertig. Selbst wenn sich in Ihrer Datenbasis mehrere zehn- oder auch hunderttausend Datensätze befinden, bekommen Sie das Ergebnis einer Suche nach bestimmten Informationen in Sekundenbruchteilen präsentiert. Anderen Programmen dagegen würde bei einer solchen Datenmenge sofort „die Puste ausgehen“. Auch für den Fall, dass Ihre Datenbestände bei weitem nicht so umfangreich sind,

macht sich die Anwendung von Access schnell durch die viel mächtigeren Möglichkeiten dieses Programms bezahlt.

Müssen sehr viele Benutzer im Netzwerk mit Ihren Datenbanken arbeiten und haben Sie es mit sehr großen Datenbeständen zu tun, dann können Sie Ihre Datenbanken mit wenig Aufwand auf den Microsoft SQL-Server umstellen und Ihre Access-Lösung als Frontend (Benutzeroberfläche) beibehalten.

Werkzeuge zur Datenbearbeitung: Für die effektive Verwaltung Ihrer Informationen benötigen Sie vor allen Dingen Hilfsmittel, die sowohl die Dateneingabe, als auch das Suchen und das Aufbereiten gespeicherter Daten so einfach und komfortabel wie möglich gestalten. Access stellt Ihnen eine umfangreiche Sammlung solcher Werkzeuge in Form der Formulare, Abfragen und Berichte zur Verfügung, die Sie ohne jede Programmierkenntnisse sofort anwenden können.

Eingebaute Assistenten helfen dem noch ungeübten Anwender bei der Einrichtung der Datenbankobjekte.

Verknüpfung von Daten: In Ihrer Arbeitsumgebung benötigen Sie in der Regel Informationen aus verschiedenen Datenquellen. So haben Sie es möglicherweise mit Personaldaten, Projektdaten, Kostenstellen, Buchhaltungsdaten, etc. zu tun. Diese Informationen stehen oft miteinander im Zusammenhang: Mitarbeiter arbeiten in bestimmten Projekten, Projekte sind Kostenstellen zugeordnet, die Buchhaltung kontrolliert die Ausgaben für Gehälter und Projektaufgaben. In Ihren Datenbanken finden Sie diese Zusammenhänge wieder. Aus diesem Grund sind Datenbanksysteme Spezialisten im Verknüpfen von Informationen.

Microsoft Access basiert auf der Datenbankmaschine Jet-Engine. Die Datenbankmaschine ist derjenige Bestandteil eines Datenbanksystems, der sich ausschließlich mit dem Speichern und Wiederfinden von Informationen beschäftigt. Sie ist so konstruiert, dass sie sowohl Daten innerhalb einer Datenbank in Beziehung setzen kann, als auch Verknüpfungen zu einer großen Zahl externer Datenformate ermöglicht. So können Sie beispielsweise in Access eine Excel Kalkulationstabelle direkt einbinden oder über die Datenbankschnittstelle ODBC auf eine Foxpro- oder ORACLE-Datenbank zugreifen.

Datenaustausch: Ein Datenbanksystem existiert nicht isoliert auf Ihrem PC. Sie benutzen normalerweise eine ganze Reihe von Programmen für unterschiedliche Aufgabenstellungen. Ihre Daten verwalten Sie mit Access, Kalkulationsaufgaben lösen Sie mit Excel, Briefe schreiben Sie mit Word. Möglicherweise läuft in Ihrer Firma im Hintergrund ein Großrechner, der eine Menge interessanter Informationen zur Verfügung stellen kann. Optimal ist es, wenn diese Programme sich „verstehen“ können, d. h. ein Informationsaustausch möglich ist. Auch hier hilft die Jet-Datenbankmaschine, indem sie eine große Anzahl von Im- und Exportschnittstellen zur Verfügung stellt.

Datenkonsistenz sichern: Die Arbeit mit einem Datenbanksystem macht Ihnen schnell klar, dass Ihre Informationssammlungen ein höchst bedeutender Bestandteil in Ihrem Unternehmen sind. Umso wichtiger ist es, dass sich in Ihre Datenbasis keine Fehler einschleichen und die Zusammenhänge zwischen den verschiedenen Informationen immer logisch sind. In Access können Gültigkeitsregeln für Daten aufgestellt werden, die vom Programm in jeder Situation, wo es um das Einfügen, Ändern oder Löschen von Daten geht, überprüft werden. So können Sie sicher sein, dass sich nicht unbemerkt inkonsistente Daten einschleichen.

Datenschutz: Gerade wenn Sie sich Ihre Daten in einem Computernetzwerk mit anderen Benutzern teilen und Sie „sensible“ Daten speichern, die nicht jedermann zugänglich sein sollten, spielt der Aspekt des Datenschutzes eine sehr wichtige Rolle. Vielfach sind Sie sogar vom Gesetzgeber angehalten, bestimmte Informationen unter Verschluss zu halten. Ein Datenbankmanagementsystem wie Access bietet Ihnen die Möglichkeit, Unbefugten den Zugriff auf Ihre Daten zu verwehren. Sie können ganz gezielt festlegen, wer welche Daten einsehen, bearbeiten oder löschen darf. Access bietet Ihnen eine komplette Benutzerverwaltung für Ihre Datenbanken an. Sie können Benutzernamen und Kennwörter einrichten, Benutzergruppen für die einfachere Organisation von Zugriffsberechtigungen bilden und den Zugang zu Daten sehr fein definieren. Dieses Thema wird im Buch Access 2003 Professional behandelt.

Datensicherheit: Computer arbeiten bekanntlich nicht immer fehlerfrei. Sie haben sicherlich auch schon Situationen erlebt, in denen „nichts mehr ging“ und der Rechner neu gestartet werden musste. Im MS Access gibt es Reparaturmechanismen, die eine beschädigte Datenbankdatei wiederherstellen können.

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