Access 2003 Basis

2.3 Datenbanken entwerfen

Eine Datenbank ist die Abbildung eines Teils der realen Welt. Eine Datenbank zur Auftragsbearbeitung beispielsweise bildet alle realen Vorkommnisse und Objekte, die zu einem Auftrag gehören, ab: Kunden und deren Adressen, Bestellungen, Artikel, Artikelbezeichnungen, Mengen, Lagerbestand usw. Der Datenbankentwurf (Welche Informationen benötige ich wofür? Wie verteile ich diese Informationen auf welche Tabellen? Wie verbinde ich verschiedene Tabellen?) ist sicherlich die wichtigste und anspruchvollste Aufgabe beim Erzeugen einer eigenen Datenbank.

Eine schlecht konstruierte Datenbanklösung kann Ihnen weitaus mehr Arbeit machen, als Ihnen lieb ist. Es ist jederzeit möglich, den Aufbau einer vorhandenen Access-Datenbank nachträglich zu ändern. Doch kann dies zu einem erheblichen Aufwand für die Datenpflege führen. Sogar die Notwendigkeit einer Nacherfassung von Daten ist dabei möglich.

Bei fast jeder Problemstellung im Bereich Datenbanken ist es nicht sinnvoll, alle Informationen in nur einer einzigen Tabelle zu speichern. Eintabellen-Datenbanken (wie beispielsweise in Excel) enthalten in einigen Spalten mehrfach dieselben Informationen (z. B. zwanzig Mal die Adresse eines Kunden). Andere Spalten existieren unter Umständen nur wegen eines einzigen Eintrages (z. B. hat nur ein Kunde eine zweite Faxnummer).

Streben Sie eine komplette Auftrags- und Rechnungsverwaltung an, sehen Sie sich mit so unterschiedlichen Informationen wie Kundenadressen, Artikelinformationen, Lieferanten­adressen und Auftragspositionen konfrontiert. Hier bietet sich schon auf den ersten Blick eine Verteilung aller Informationen auf unterschiedliche Tabellen an.

Bei relationalen Datenbanken bestehen keine starren Verknüpfungen zwischen den Daten, d. h. eigentlich zusammengehörende Informationen wie der Name eines Kunden und seine Telefonnummer können an völlig verschiedenen Stellen gespeichert sein. Es stellt sich somit die Frage, wie die verteilten Informationen in einen Zusammenhang gebracht werden können.

Das relationale Konzept bietet gerade hierbei eine große Flexibilität. Verknüpfungen sind frei definierbar und auch im Nachhinein noch einzufügen bzw. zu ergänzen. Über eine „gemeinsame“ Spalte (ein gemeinsames Feld) und natürlich identische (Feld-) Inhalte, die in beiden Tabellen vorkommen, wird eine Beziehung aufgebaut. Informationen, die in verschiedenen Tabellen gespeichert werden, können auf diese Art in Verbindung gebracht werden.

Den Entwurf eines passenden Datenbankschemas zu einer gegebenen Aufgabenstellung erläutern wir an einem kleinen praktischen Beispiel. Mit der konkreten Datenbank zu diesen Erläuterungen haben Sie tatsächlich bereits im ersten Kapitel zu tun gehabt. Es handelt sich um unsere Datenbank Marketing.

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