Access 2003 Basis

2.3.2 Beispiel 43: Erster Entwurf der Datenbank Marketing

  1. Sie möchten die Abwicklung von Werbebriefaktionen mit der Hilfe von Access einfacher gestalten.

  2. Um ein Schema für Ihre Datenbank zu erstellen, ist es am einfachsten, zunächst einmal alle für Ihre Datenbank relevanten Objekte grob gegliedert zu skizzieren.

  3. Stoffsammlung: Welche Informationen benötigen Sie für die Verwaltung von potentiellen Firmenkunden? Sie benötigen auf jeden Fall die Informationen: Firmenname, Firmenadresse, Telefonnummer der Firmenzentrale, die zuständigen Ansprechpartner mit deren Abteilung und den Durchwahlnummern.

  4. Als zweiter Schritt müssen diese Informationen in eine Tabelle, der Basis jeder Datenbank, eingegeben werden, beispielsweise so:

    Abb 141 Nicht normalisierte Tabelle (mit doppelten Daten)
  5. Problem 1: Die Felder Anschrift und Ansprechpartner enthalten mehrere einzelne Informationen. Soll später nach bestimmten Daten gesucht oder sortiert werden, z. B. nach der PLZ, so müsste sich die Suche bzw. Sortierung auf einen Teil eines Feldes beziehen. Dies ist nicht immer möglich. Deshalb darf jedes Feld einer Tabelle nur eine Information enthalten.

  6. Problem 2: Ergibt sich eine Adressänderung, muss diese an mehreren Stellen der Tabelle eingegeben werden. Deshalb sollte für jedes Thema eine gesonderte Tabelle angelegt werden, um mehrfache Einträge (Datenredundanz) zu vermeiden. Mehrfache Einträge verschwenden Platz und Zeit und führen bei Änderung eines Eintrags (etwa der Firmenadresse) leicht zu einer Dateninkonsistenz.

  7. Sie sollten zunächst versuchen, für die Problemstellung ein Grobschema zu entwerfen.

Abb 142

Folgende Tipps können Ihnen dabei helfen:

  • Welche Informationen werden für die Durchführung bestimmter Aufgabenstellungen (Angebotserstellung, Rechnungslegung, Mahnung, etc.) benötigt?

  • Wie wurden Ihre Daten verwaltet, bevor ein Datenbanksystem eingesetzt wurde? Gab es Karteikarten, Ablagen oder Auftragsbücher? Hier haben Sie oft Hinweise darauf, welche Tabellen benötigt werden.

  • Welche Aufstellungen (Listen, Berichte, Statistiken, usw.) sollen auf der Grundlage Ihrer Datenbank gedruckt werden?

Regeln zum Aufbau von Tabellen

In relationalen Datenbanksystemen werden die Daten in Tabellenform gespeichert. Diese Tabellen müssen geplant sein. Überlegen Sie, in welche Tabellenfelder (=Spalten einer Tabelle) Sie die Daten unterteilen möchten. Dies spielt für die spätere Datenbearbeitung eine wesentliche Rolle. Am besten beachten Sie folgende Regeln:

  1. Für jedes Thema sollte eine gesonderte Tabelle angelegt werden, um mehrfache Einträge (so genannte Datenredundanz) zu vermeiden. Mehrfache Einträge verschwenden Platz und Zeit und führen bei Änderung eines Eintrags (etwa der Kundenadresse) leicht zur Dateninkonsistenz, d. h. dem Vorkommen nicht mehr aktueller Daten.

  2. Jedes Feld einer Tabelle soll nur eine Art Information enthalten, um später gezielt nach bestimmten Daten suchen zu können. Beispielsweise kann es allein schon eine Rolle spielen, wie Sie Adressinformationen ablegen. Fassen Sie die Postleitzahl und den Ort in einem einzigen Feld zusammen, so ist es später sehr schwierig, eine Abfrage über einen Postleitzahlenbereich (z.B. 10000 - 30000) durchzuführen. Haben Sie eine solche Anforderung, so müssen Sie die Einträge unbedingt auf zwei Felder verteilen! Denken Sie an dieser Stelle gut nach, welche Informationen Sie als kleinste Einheit brauchen. Das nachträgliche Aufteilen von Informationen, etwa das Splitten eines Feldes „Strasse“ in die Felder „Strasse“ und „Hausnummer“ kann eine überraschend komplizierte und aufwendige Angelegenheit sein.

  3. Jede Tabelle sollte ein Primärschlüssel enthalten. Ein Primärschlüssel ist ein Feld, das in jedem Datensatz einen anderen Eintrag hat. Man könnte ein Primärschlüsselfeld als „Personalausweisnummer“ eines Datensatzes bezeichnen. Anhand dieses Feldes kann jeder Datensatz einer Tabelle von jedem anderen Datensatz unterschieden werden. Bei der Planung von Tabellen ist daher zu beachten, dass normalerweise jede Tabelle einen solchen Schlüssel erhält. Ein Feld „Name“ einer Tabelle eignet sich normalerweise nicht so gut als Primärschlüsselfeld, da bestimmte Namen möglicherweise mehrfach vorkommen. Am besten eignen sich Nummern oder Codes als Primärschlüsselfelder. Access enthält als Möglichkeit für die Bildung eindeutiger Werte Felder vom Typ Autowert. Diese sind oft eine gute Wahl für Schlüsselfelder.

  4. Tabellen sollten keine durchnummerierten und berechneten Felder enthalten. Nummerierte Felder entstehen beispielsweise, wenn Kunden mehrere Telefon­nummern haben und Sie die Felder Telefon1, Telefon2 usw. einrichten würden. Hier ist es sicherlich sinnvoller, eine neue Tabelle für die Telefonnummern einzurichten und über die Kundennummer mit der Kundentabelle zu verknüpfen. Berechnete Felder sind Felder, die ihren Wert durch die Berechnung von Daten, die schon in anderen Feldern einer Tabellenzeile stehen, erhalten. Innerhalb von Abfragen können später auch neue, berechnete Felder erzeugt werden.

Normalisierung von Tabellen

Um später gezielt bestimmte Informationen nutzen zu können, muss man in einer Tabelle beachten, dass in jedem Feld wirklich nur eine Information steht (1. Normalform).

Alle Informationen in den Feldern sollen eindeutig sein und nur einmal gespeichert werden. Kommt es nämlich zu einer Änderung, z. B. einer neuen Adresse, muss die alte Adresse so nur an einer Stelle in der Tabelle abgeändert werden. Andernfalls wird leicht eine Stelle vergessen und nach spätestens drei Monaten weiß kein Mitarbeiter mehr, welche Adresse nun die richtige ist. Dies wird auch als Dateninkonsistenz bezeichnet. Deshalb muss zu jedem Themenbereich eine gesonderte Tabelle angelegt werden. Die Tabellen werden dann über ein gleiches Feld miteinander verbunden (2. Normalform).

Das Ziel der Normalisierung ist es also, für nicht weiter zerlegbare Daten zu sorgen und die doppelte Speicherung von Daten zu vermeiden. Mehrfache Speicherung wird auch als Datenredundanz bezeichnet. Tabellen mit Informationen, die noch weiter zerlegt werden können und mehrfache (redundante) Daten enthalten, werden nicht-normalisierte Tabellen genannt. Wir zerlegen die Tabelle aus dem letzten Beispiel.

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