Access 2003 Basis

3.3.8 Beispiel 69: Eine Auswahlabfrage ohne Assistenten erstellen

  1. Die Informationen, nach denen die Datensätze durch eine Abfrage gefiltert werden, legt man über Vergleichswerte, Kriterien genannt, fest. Dieses Vorgehen wird auch Query-By-Example genannt.

  2. Die Datenbank 069Stadtlupe ist geöffnet.

  3. Klicken Sie in der Objektsymbolleiste auf Abfragen.

  4. Doppelklicken Sie im Datenbankfenster auf Erstellt eine neue Abfrage in der Entwurfsansicht.

  5. Im nächsten Fenster werden die Tabellen und/oder Abfragen ausgewählt, die für die Auswahlabfrage benötigt werden.

  6. Markieren Sie im Register Tabellen die Tabelle Mitarbeiter.

  7. Klicken Sie auf Hinzufügen und dann auf Schliessen. Sie sehen den Entwurfsbildschirm einer Abfrage. In der oberen Bildschirmhälfte ist die ausgewählte Tabelle dargestellt, im unteren Bereich bauen Sie die Abfrage Feld für Feld auf.

  8. Doppelklicken Sie im oberen Teil des Fensters auf die Felder Nachname, Vorname, Plz und Ort.

    Abb 225
  9. Sie können die Felder auch anklicken und in den unteren Entwurfsbereich in die Zeile Feld ziehen.

  10. Klicken Sie nun in die Spalte Ort, Zeile Kriterien. Geben Sie dort Berlin ein und drücken Sie auf (Return).

    Abb 226 Auswahlabfrage in der Entwurfsansicht mit dem Kriterium Berlin im Feld Ort
  11. Wechseln Sie in die Datenblattansicht, um das Ergebnis der Abfrage anzuzeigen.

    Abb 227
  12. Sie erhalten zwei Datensätze. Mitarbeiter aus Berlin-Mitte oder Berlin-Spandau werden nicht erfasst. Access vergleicht die Suchinformation ganz exakt mit den Zelleninhalten.

    Abb 228 Auswahlabfrage in der Datenblattsansicht mit dem Kriterium Berlin im Feld Ort
  13. Wechseln Sie wieder in die Entwurfsansicht. Access hat das Kriterium in Anführungszeichen gesetzt.

    Abb 229
  14. Ändern Sie das Kriterium in “Berlin*“, und drücken Sie (Return). Access formt die Eingabe in Wie “Berlin*“ um.

    Abb 230 Auswahlabfrage in der Entwurfsansicht mit dem Kriterium Berlin* im Feld Ort
  15. Das Ergebnis der Abfrage sehen Sie in der Datenblattansicht.

    Abb 231
  16. Sie erhalten vier Datensätze. Das Zeichen * wird von Access als Joker behandelt. Es können an dieser Stelle beliebige Zeichenkombinationen auftreten. Daher wurden auch Datensätze gefunden, in denen nicht genau Berlin steht.

  17. Sie können übrigens mehr als ein * verwenden, *Berlin* wäre ebenfalls erlaubt.

  18. Speichern Sie die Abfrage unter Mitarbeiter in Berlin.

    Abb 232
    Abb 233 Auswahlabfrage in der Datenblattansicht mit dem Kriterium Berlin* im Feld Ort
  19. Beachten Sie, dass Access die Groß-/Kleinschreibung nicht berücksichtigt. Das Kriterium Berlin führt zu den gleichen Ergebnissen wie BERLIN oder berlin!

Sie können das Ergebnis einer Abfrage auch mit einer Standardsortierung versehen. Beim Öffnen der Abfrage werden die Datensätze dann zunächst in dieser Reihenfolge angezeigt. Selbstverständlich ist es möglich, die Sortierung in der Datenblattansicht mit den bereits bekannten Methoden zu ändern.

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