Access 2003 Basis

4.1.12 Beispiel 80: Ein Nachschlagefeld einrichten

Sollen in einem Feld einer Tabelle nur ganz bestimmte Einträge möglich sein, so können Sie die erlaubten Werte in einer Auswahlliste vorgeben. Im folgenden Beispiel legen wir Vorgaben für das Feld Hefttyp fest.

  1. Nachschlagefelder sind ein ausgezeichnetes Hilfsmittel, um die Datensicherheit zu erhöhen.

  2. In dem Feld Hefttyp der Tabelle Hefte soll nur aus bestimmten Werten ausgewählt werden dürfen. Öffnen Sie die Tabelle Hefte der Datenbank 080Stadtlupe im Entwurfsmodus.

  3. Klicken Sie in das Feld Hefttyp und wählen Sie in den Feldeigenschaften die Registerkarte Nachschlagen.

  4. Klicken Sie auf Steuerelement anzeigen und öffnen Sie das Listenfeld.

  5. Der voreingestellte Standard Textfeld lässt die freie Eingabe von Werten zu. Ein Listenfeld ermöglicht die Auswahl von Einträgen aus einer vorgegebenen Liste. Das Kombinationsfeld kombiniert beide Möglichkeiten.

  6. Wählen Sie Kombinationsfeld.

    Abb 264 Das Listenfeld Steuerelement anzeigen
  7. Als nächstes muss der Herkunftstyp eingestellt werden. Über Tabelle/Abfrage könnten Sie Daten aus einer anderen Tabelle (oder Abfrage) anzeigen lassen, bei einer Feldliste entsprechen die Daten einer Liste von Feldnamen einer Datenquelle.

  8. Wählen Sie Wertliste. Damit können Sie die Auswahlmöglichkeiten beim Entwurf der Tabelle direkt vorgeben.

  9. Die Einträge für die Auswahlliste werden in das Feld Datensatzherkunft eingegeben. Jeder Eintrag muss in Anführungszeichen gesetzt und vom nächsten Eintrag durch ein Semikolon getrennt werden. Schreiben Sie: "Normalausgabe"; "Sonderheft".

  10. Das Semikolon wird in Access generell als Trennzeichen für Listenelemente verwendet. Die Anführungsstriche sind notwendig, da wir hier mit Texteinträgen arbeiten.

  11. Über Nur Listeneinträge können Sie mit Ja bzw. Nein bestimmen, ob andere Eingaben als die vorgegebenen getätigt werden können. Wählen Sie Ja.

  12. Testen Sie die neuen Feldeigenschaften in der Datenblattansicht.

    Abb 265 Das Nachschlagefeld in der Datenblattansicht
    Abb 266 Im Nachschlagefeld Datensatzherkunft müssen die Einträge in Anführungszeichen gesetzt und voneinander mit Semikola getrennt werden

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